Verfahrensdokumentation im Handwerk: Was rein muss und wie du sie erstellst
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in deinem Betrieb Belege entstehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Sie soll einem Prüfer in angemessener Zeit zeigen, dass deine Buchführung vollständig, richtig und unveränderbar ist. Fehlt sie, ist das allein noch kein Grund zur Schätzung, aber es schwächt deine Position bei jeder Unstimmigkeit.
Die vier Teile
| Teil | Inhalt |
|---|---|
| Allgemeine Beschreibung | Betrieb, Verantwortliche, eingesetzte Programme, Umsatzsteuer (Ist/Soll) |
| Anwenderdokumentation | Abläufe: Angebot, Auftrag, Rechnung, Storno, Zahlung, Eingangsbelege, Übergabe an den Steuerberater |
| Technische Systemdokumentation | Wie die Software Daten speichert und schützt: Nummernkreise, Unveränderbarkeit, Datensicherung |
| Betriebsdokumentation | Zugriffsrechte, Aufbewahrung, internes Kontrollsystem, Änderungen der Dokumentation |
Aufbewahrungsfristen
- 8 Jahre: Rechnungen und Buchungsbelege (seit 2025).
- 10 Jahre: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse.
- 6 Jahre: Handelsbriefe, zum Beispiel versendete Angebote und Auftragsbestätigungen.
- Verfahrensdokumentation: so lange wie die Unterlagen, auf die sie sich bezieht.
Betriebsprüfung: Datenzugriff
Das Finanzamt hat drei Wege zu deinen Daten: unmittelbarer Zugriff (Z1, Lesezugriff im System), mittelbarer Zugriff (Z2, Auswertung nach Vorgabe) und Datenträgerüberlassung (Z3, Export der Daten mit Beschreibung). Ein Lesezugang und ein fertiger Z3-Export sparen dir bei der Prüfung Tage.
In Auftragslink eingebaut
- Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck, vorausgefüllt mit deinen Daten, Nutzern und Abläufen, zum Ergänzen und Unterschreiben.
- Betriebsprüfer-Export (Z3) je Jahr mit index.xml, Tabellen und allen Belegen.
- Lesezugang für Steuerberater oder Prüfer, befristet, jeder Abruf protokolliert.
- Unveränderbare Rechnungen mit Prüfsumme, Storno statt Löschen, lückenlose Nummern.
Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.
Häufige Fragen
Brauche ich als kleiner Handwerksbetrieb eine Verfahrensdokumentation?
Ja. Die GoBD verlangen sie von jedem, der Bücher oder Aufzeichnungen elektronisch führt, auch von Kleinbetrieben. Umfang und Detail richten sich nach Größe und Komplexität.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare 10 Jahre, Handelsbriefe wie Angebote 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Was ist die Datenträgerüberlassung (Z3)?
Bei der Betriebsprüfung kann das Finanzamt verlangen, dass du die steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form übergibst. Üblich ist ein Export im Beschreibungsstandard (index.xml mit Tabellen und Belegen).