E-Rechnung im Handwerk: Was ab 2025, 2027 und 2028 gilt
Seit dem Wachstumschancengesetz gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B). Für Handwerksbetriebe ist sie in drei Stufen gekommen:
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür. |
| 1. Januar 2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Kleinere dürfen bis Ende 2027 noch PDF oder Papier schicken. |
| 1. Januar 2028 | Versandpflicht für alle Unternehmen bei Rechnungen an andere Unternehmen. |
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, den die Buchhaltung des Empfängers automatisch einlesen kann. In Deutschland üblich sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Ein eingescanntes oder per Mail verschicktes PDF ohne diese Daten ist keine E-Rechnung.
Was heißt das für Handwerker?
- Privatkunden: keine Pflicht. Die PDF-Rechnung bleibt erlaubt.
- Firmenkunden, Hausverwaltungen, Bauträger, Generalunternehmer: E-Rechnung spätestens ab 2028, bei größeren Betrieben ab 2027. Viele Auftraggeber verlangen sie schon heute.
- Öffentliche Auftraggeber (Gemeinden, Schulen): E-Rechnung ist dort schon länger Pflicht, oft mit Leitweg-ID.
- Empfang: Lieferantenrechnungen kommen zunehmend als E-Rechnung. Du musst sie lesbar machen und GoBD-konform aufbewahren.
Pflichtangaben bleiben
Auch die E-Rechnung braucht alle Angaben nach § 14 UStG: vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Menge und Art der Leistung, Entgelt nach Steuersätzen, Steuerbetrag. Für die XRechnung kommen technische Pflichtfelder dazu, etwa Kontaktdaten des Verkäufers und eine E-Mail des Käufers.
Wie Auftragslink das löst
Erkennt die App einen Firmenkunden, erzeugt sie zur PDF-Rechnung automatisch eine XRechnung und prüft die Pflichtfelder vor dem Ausstellen. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen liest sie lesbar ein und archiviert das Original unverändert. Für Privatkunden bleibt es bei der verständlichen PDF-Rechnung mit § 35a-Ausweis.
Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.
Häufige Fragen
Muss ich als Handwerker E-Rechnungen schreiben?
An Firmenkunden in Deutschland ja, spätestens ab 1. Januar 2028. Lag dein Vorjahresumsatz über 800.000 €, schon ab 1. Januar 2027. Empfangen können musst du E-Rechnungen bereits seit 1. Januar 2025.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Für Rechnungen an Privatpersonen gilt die Pflicht nicht, dort bleibt die PDF- oder Papierrechnung erlaubt.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein normales PDF zählt ab der Versandpflicht als „sonstige Rechnung“.
Gibt es Ausnahmen?
Ja, unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise. Für Kleinunternehmer gelten Erleichterungen. Im Einzelfall mit dem Steuerberater klären.